Planilha de controle de vendas para marketplace: o que ela precisa ter

Uma planilha de controle de vendas para marketplace precisa registrar, por venda, o valor que o cliente pagou, o valor que o canal repassou, o custo do produto e a situação do pedido, e precisa fechar isso num painel do mês com faturamento, lucro e margem. O kit de gestão e painel da Navega faz exatamente isso em um arquivo .xlsx por R$ 29,90, com as fórmulas prontas.

Se você prefere montar a sua, o que importa é a estrutura. Este guia descreve a estrutura que funciona, porque foi a que a Navega usou antes de transformar a lógica em produto.

Quais colunas uma planilha de vendas precisa ter?

Uma linha por venda, sempre. Juntar o dia inteiro numa linha só esconde o pedido que deu prejuízo no meio dos que deram lucro. As colunas mínimas são data, número do pedido, canal, produto, quantidade, valor da venda, valor recebido do canal e situação (entregue, cancelado, devolvido).

A coluna mais importante é a de valor recebido. É nela que entram a comissão, a taxa fixa e o frete que o canal desconta. Quem registra só o valor da venda está calculando lucro sobre um dinheiro que nunca chegou. Se o repasse ainda não caiu, a planilha pode estimar pela taxa média do canal e você corrige quando o extrato chegar.

A partir dessas colunas, a planilha calcula o resto: taxa efetiva do canal, custo dos produtos vendidos, lucro bruto e margem de cada venda.

Como a conta do mês fecha?

Esse recorte de quase um quarto do faturamento indo para taxas e frete não é exagero. Na operação multicanal que o time da Navega acompanha, com mais de R$ 700 mil em vendas em 12 meses e quatro marketplaces, taxas e frete ficam perto de um quarto da receita. O número muda de loja para loja, mas a ordem de grandeza é essa.

O que o painel do mês precisa mostrar?

Faturamento bruto e recebido líquido, lado a lado, para você ver quanto o canal levou. Lucro bruto e lucro líquido, cada um com a sua margem. Vendas, itens, ticket médio, devoluções e cancelamentos. Despesas do mês e contas a pagar. E a comparação com a meta, com a previsão para o fim do mês pelo ritmo atual.

Duas visões fazem diferença no dia a dia: vendas por canal, com a taxa e a margem de cada um, e os cinco produtos que mais deram lucro. Produto que mais vende e produto que mais dá lucro quase nunca são o mesmo, e o painel é o lugar onde isso aparece.

Como controlar o estoque na mesma planilha?

Com uma aba de produtos que guarda o custo unitário e o estoque atual, e uma aba de entradas. A cada venda registrada, o estoque baixa; a cada compra registrada, sobe. Não substitui o controle de estoque do ERP para quem tem um, mas para uma loja pequena resolve o problema mais comum: vender no canal A o que já saiu no canal B.

Também é na aba de produtos que o custo fica atualizado. Fornecedor reajustou, você muda o custo lá e a margem de todas as vendas seguintes muda junto. Quem guarda o custo na cabeça calcula margem com o preço do ano passado.

Quando a planilha deixa de dar conta?

Quando o volume faz o lançamento manual atrasar. Uma planilha é tão boa quanto o dado que entra nela, e dado que entra com uma semana de atraso descreve uma loja que já mudou. A partir daí o caminho é a coleta automática: os pedidos e os repasses entram por integração, e o painel fica atualizado sem ninguém digitar. É o que a Navega monta como serviço em dados e dashboards, e é a lógica que está indo para o Radar, produto próprio ainda em desenvolvimento.

Até lá, a planilha bem estruturada resolve. O erro não é usar planilha, é usar planilha sem a coluna de valor recebido. A conta de lucro linha por linha está em como calcular o lucro real de cada venda no marketplace, e o motivo de o sistema de gestão não fechar essa conta sozinho está em por que o ERP não mostra o lucro por produto.

Perguntas frequentes

A planilha do kit abre no Google Sheets?

Sim. Os dois arquivos são .xlsx e abrem no Excel 2016 ou mais novo, no Google Sheets, no LibreOffice e no Numbers, com as fórmulas prontas.

A planilha puxa as vendas do marketplace sozinha?

Não. Os dados são digitados ou colados do relatório do canal. A coleta automática é serviço de integração, não planilha.

Qual a diferença entre a versão Produtos e a versão Serviços?

A versão Produtos tem abas de vendas, produtos e estoque, para quem vende mercadoria. A versão Serviços tem atendimentos, serviços e resultado por profissional. Cada uma custa R$ 29,90 e é vendida separada.

Os valores do exemplo do mês são ilustrativos, para mostrar a mecânica do painel. O percentual de taxas e frete da operação acompanhada pelo time da Navega é arredondado. Os seus números são os do relatório de cada canal e do extrato do banco.

Por Daniel Prado, redator de operação e marketplaces na Navega Inovação em Tecnologia.